Jak tvořit nákupní objednávky s Inventorem


Co to jsou nákupní objednávky?

V každém podnikání založeném na prodeji výrobků a ne služeb nějak řešíme nákup, případně skladování a následný prodej našeho zboží. Na skladě potřebujeme mít množství zboží, které nám postačí k pokrytí prodejů a objednávek do dalšího přijetí zboží. Abychom toto množství zboží na skladě udrželi, musíme vytvářet nákupní objednávky k dodavatelům (příp. nadřazenému skladu)

Jak se tvoří nákupní objednávky?

Při tvorbě objednávek k dodavatelům obvykle řešíme dva základní problémy:

V praxi při více dodavatelích ještě zohledňujeme jejich dobu dodání, nákupní cenu nebo kvalitu. Pro pokročilé a sofistikované objednávání lze použít nadstavby ERP systémů, např. Planning Wizard od Logia.

Kolik objednat

Výpočet "kolik objednat" obvykle zahrnuje předpověď prodejů, nevykryté objednávky od zákazníků a odečítají se objednávky k dodavatelům na cestě. Měli bychom také počítat s odchylkou doby dodání dodavatele a chybou předpovědi. Objednávané množství by mělo vydržet do doby, než dorazí další objednávka, abychom neměli výpadky (tzv. stockout).

Kdy objednat

Při rozhodování, kdy objednat, se určuje tzv. objednací bod či bod objednání. Je to okamžik, kdy momentální skladová hladina spadne na nebo pod objednací hladinu. Objednací hladina by měla zohledňovat kromě aktuální dostupné zásoby také pojistnou zásobu, nevykryté objednávky od zákazníků a objednávky k dodavatelům na cestě. Základní objednávání podle ručně definovaných objednacích hladin, objednacího množství případně prodejního forecastu dnes zvládají všechny ERP systémy. Jejich hlavní problém spočívá v tom, že většinu vstupů musíme zadávat ručně, či případně počítat různými průměry. Tyto vstupy jsou většinou ne příliš přesné anebo se zadávají s velkou pracností. Naštěstí existují rychlé a sofistikované nástroje pro předpověď poptávky a řízení zásob implementovatelné bez velkých nákladů i pro malé nebo středně velké firmy. Takový nástrojem je Inventoro.

Jak tvořit nákupní objednávky s Inventorem

Z výstupů, které nám Inventoro poskytuje, potřebujeme tyto:

  • Objednací hladina
  • Objednací množství
  • Předpověď prodejů

Objednací hladinu i množství potřebujeme pro každou položku na aktuální měsíc. Jedná se o sloupce reorder_level_quantity (Objednací hladina) a order_quantity (Objednací množství) z exportního souboru Inventora. Z ERP systému potřebujeme:

  • Aktuální stav zásob
  • Otevřené objednávky k dodavateli
  • Nevykryté objednávky od zákazníků

Jako podklady z ERP systému potřebujeme všechny otevřené dodavatelské a nevykryté zákaznické objednávky z minulosti. Z budoucích potom ty, které mají být uspokojeny do příštího příjmu na sklad. Toto datum dostaneme tak, že k objednacímu dni přičteme dobu dodání položky a objednací periodu. Výpočet následně sestává z těchto kroků:

  1. Určení příštího příjmu na sklad
  2. Výpočet budoucího stavu zásob
  3. Úprava objednacího množství
  4. Určení položek k objednání

Jednotlivé kroky použijeme na vzorovou “Položku X”.

item_chart
Graf položky v Inventoru. Lze jej nalézt v sekci Dashboard na úrovni položky.
Pro objednávání jsou důležité hodnoty Objednací hladina (Reorder level) a Objednací množství (Order quantity) a Dostupná zásoba (On Hand Inventory)

1. Určení příštího příjmu na sklad

Příští příjem na sklad je okamžik, do kterého bude muset množství, které objednáme, vydržet. Objednací množství z Inventora s tímto počítá, ale musíme vědět, po které datum máme zahrnout zákaznické objednávky a objednávky k dodavatelům. datum příštího příjmu na sklad = objednací den + objednací perioda + doba dodání

Příklad:

Výsledky z Inventora máme z 1.1. Dnes je 2.1. a chceme objednat. Pro “Položku X”: Doba dodání našeho dodavatele je 14 dní a objednáváme jednou za 30 dní. datum příštího příjmu na sklad = 2.1. + 30 dní + 14 dní datum příštího příjmu na sklad = 15.2. Do objednávky tedy zahrneme nevykryté zákaznické objednávky a objednávky k dodavatelům s daty plnění od minulosti do 15.2.

2. Výpočet budoucího stavu zásob

Určit budoucí stav zásob potřebujeme proto, že si musíme být jisti, zda a skutečně potřebujeme objednat. Pokud zjistíme, že nám aktuální zásoba po zohlednění všech zákaznických a dodavatelských objednávek vyjde nad objednací hladinou, nebudeme potřebovat objednat vůbec. budoucí stav zásob = aktuální stav zásob + objednávky k dodavatelům - zákaznické objednávky - očekávané prodeje

Příklad:

Dnes je 2.1. a objednávám “Položku X”. Aktuální stav zásob je 235. Předpověď prodejů na leden je 80 ks, na únor 50 ks.

Otevřené objednávky k dodavatelům:
datum doručení množství
30.12. 100 zpoždění
10.2. 100
25.2. 100

Zahrneme všechny objednávky k dodavatelům do 15.2. objednávky k dodavatelům = 200

Nevykryté zákaznické objednávky:
datum doručení množství
28.12. 150 výpadek
3.1. 100
28.2. 50

Zahrneme všechny nevykryté zákaznické objednávky do 15.2. zákaznické objednávky = 250

Očekávané prodeje:

Předpověď pro leden 80 ks, pro únor 50 ks. Pro období 2.1. - 31.1.: 80/31 = 2,6 ks na den => 30 x 2,6 = 78 ks Pro období 1.2. - 15.2.: 50/28 = 1,8 ks na den => 15 x 1,8 = 27 ks očekávané prodeje za období od 2.1. do 15.2. = 105 Po započtení zákaznických objednávek, objednávek k dodavatelům na sklad a očekávaných prodejů dostaneme: budoucí stav zásob = 235 + 200 - 250 - 105 budoucí stav zásob = 80 Pokud žádnou objednávku nevytvoříme a nic dalšího se neprodá, bude v den příjmu příští objednávky stav na skladě 80.

3. Úprava objednacího množství

Objednací množství z Inventora je množství, které budeme potřebovat do dalšího objednání. Zohledňuje nám prodejní forecast a vychází z objednací periody. Čím kratší periodu a častější objednávání máme, tím menší může objednací množství být. Objednací množství z Inventora počítá s tím, že objednáme přesně při dosažení objednací hladiny. Pokud jsme ale pod ní, musíme objednací množství navýšit o rozdíl mezi objednací hladinou a budoucím stavem zásob. objednací množství = objednací množství z Inventora + objednací hladina z Inventora - budoucí stav zásob Příklad: Objednací množství z Inventora je 390. Objednací hladina je 240. Budoucí stav zásob je 80. Objednací množství tedy bude: objednací množství = 390 + 240 - 80 objednací množství = 550 Konkrétní množství, které musíme objednat je 550. Objednáváme jej 2.1., dorazí nám 16.1. Musí pokrýt prodeje a známé nevykryté zákaznické objednávky do 15.2., kdy dorazí další objednávka vytvořená 1.2.

4. Určení položek k objednání

Položky, které musíme objednat jsou ty, pro které platí, že budoucí stav zásob je pod objednací hladinou nebo na ní. Jsou to tedy položky, pro které platí: budoucí stav zásob <= objednací hladina Příklad: Položka X má budoucí stav zásob 80 a objednací hladinu 240. Množství k objednání je 550 (390 objednací množství + 160 množství pod objednací hladinou). Položku X tedy musíme objednat v množství 550 ks. Tento výpočet následně použijeme na všechny položky řízené Inventorem.

Vývoj zásob po nasazení Inventora

Při popsaném řízení zásob dochází k tomu, že objednávka vždy dorazí na sklad, jakmile se aktuální skladová zásoba dotkne pojistné zásoby. Pokud objednávka dorazí se zpožděním, kryje nás pojistná zásoba.

Položky s nadzásobou

Když máme nadzásobu, položku neurčíme jako položku k objednání a čekáme na spotřebování stávající zásoby.

Položky s výpadky

Na položky s výpadky se naskladní více, aby se počítalo s ochrannou pojistnou zásobou a bylo plněno nastavení Service Level (úroveň dostupnosti zboží).

Celkový vývoj zásob

Na celkových zásobách se mohou projevit tyto scénáře:

  1. Snížení celkové úrovně zásob - převažujícím problémem bylo přezásobení
  2. Zachování až zvýšení úrovně zásob za zvýšení prodejů - převažujícím problémem byla výpadkovost

V praxi obvykle dochází ke kombinacím obou scénářů, protože na různých položkách bývají problémy různé.